Supplier code of conduct

Krav til leverandører og forbindelser norsk/engelsk

Formålet med dette dokumentet

Formålet med dette dokumentet, er å ha en samlet oversikt over de krav vi stiller til leverandører og

forretningsforbindelser for målrettet og systematisk arbeid med menneskerettigheter og anstendige

arbeidsforhold.

Bruk av dette dokumentet

Dette dokumentet skal brukes i- eller som vedlegg til standardkontrakter med leverandører/forbindelser.

Dokumentet skal brukes i alle deler av vår virksomhet, overfor våre leverandører og forbindelser.

Kravlisten i dette dokumentet kan også brukes risikobasert; som en bruttoliste å plukke ut krav fra i

henhold til for eksempel bransjemessig og geografisk risikoeksponering. Kravlistene for ivaretakelse av

henholdsvis menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, vil da reduseres til spesifikke kravlister

etter resultater fra aktsomhetsvurderinger. Det vil si at det stilles krav i forhold til hva slags type

aktsomhetsrisiko en del av virksomheten, en leverandør / forbindelse er eksponert for.

Dersom kravlisten brukes risikobasert, altså at det plukkes ut krav til kontrakter fra dette dokumentet

basert på hvilken type aktsomhetsrisiko som gjelder, så skal det lages retningslinjer for den risikobaserte

tilnærmingen.

Innledning

Garnes respekterer menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i alle deler av virksomheten. Vi

forplikter oss til å være ansvarlige i vår deltakelse i næringslivet, og på den måten være en aktør som

deltar i overgangen til mer bærekraftige samfunn. Dette innebærer blant annet å ta hensyn til

grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i hele nedslagsfeltet av vår virksomhet.

Vi arbeider sammen med egne leverandører og forbindelser for å bidra etter beste evne i overgangen til

mer bærekraftige og rettferdige samfunn. Vi erkjenner at næringslivet har vesentlige oppgaver i denne

omstillingen, og ønsker å ta vår del av ansvaret. I dette arbeidet forsterker vi våre egne ledelsessystemer,

og vi krever også at våre leverandører og forbindelser arbeider målrettet og systematisk for å, i økende

grad, å ta hensyn til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i sine egne bedrifter, og i sine

verdikjeder.

Kravene vi stiller innebærer blant annet etterlevelse av kravene i «åpenhetsloven», og dermed

gjennomføring av aktsomhetsvurderinger for å fremme måloppnåelse knyttet til menneskerettigheter og

anstendige arbeidsforhold.

Vi følger OECD sine retningslinjer for flernasjonale selskaper, FN- og ILO-konvensjoner og nasjonalt

regelverk, og vi krever det samme av våre leverandører og forbindelser.

Anstendige arbeidsforhold

Garnes sørger for at ansatte sine rettigheter til enhver tid ivaretas, at HMS-regelverket etterleves i alle

egne arbeidsoperasjoner og aktiviteter, og at arbeidet gir lønn å leve av. Vårt ansvar strekker seg imidlertid

ut av vår egen bedrift, så våre ambisjoner knyttet til anstendige arbeidsforhold gjelder også for våreleverandører, underleverandører og forretningsforbindelser.

I denne delen av kontraktvedlegget, fokuserer kravene på anstendige arbeidsforhold, som handler omhelse, miljø og sikkerhet, ivaretakelse av menneskerettigheter i jobbsammenheng, samt at arbeid skal gien lønn å leve av.

Policy som inkluderer anstendige arbeidsforhold

En policy som inkluderer hensyn til anstendige arbeidsforhold, skal være godkjent, forankret og fungere ibedriften. Med anstendige arbeidsforhold menes arbeid som ivaretar grunnleggende menneskerettighetersom nevnt over i dette dokumentet, helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og som gir lønn å leve av.

Her følger en opplisting av tema som minimum skal inkluderes i en policy som ivaretar anstendigearbeidsforhold.

Arbeid som ivaretar hensyn til grunnleggende menneskerettigheter

Ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen

Arbeid som gir en lønn å leve av

Sikre arbeidstakerrettigheter

Forbedre sosiale beskyttelsesordninger

Fremme trepartsarbeid

En lønn som gjør det mulig for arbeidstakere å forsørge seg selv og sine familier.

Ansvar for- og etterlevelse av krav til anstendige arbeidsforhold

Det skal være utpekt roller med ansvar for kravene som stilles til anstendige arbeidsforhold, samt omkravene etterleves i egen bedrift og hos leverandører / forbindelser.

Etterlevelse av krav til helse, miljø og sikkerhet

Det skal dokumenteres, enten ved bruk av sertifiseringer eller beskrivelser av HMS-system, at dere etterlever HMS-krav som dere er omfattet av.

Dokumentasjon på at leverandører og underleverandører etterlever HMS-krav

Det skal dokumenteres, enten ved bruk av sertifiseringer eller beskrivelser av HMS-systemer, at deres leverandører og underleverandører etterlever HMS-krav som de er omfattet av.

Etterlevelse av krav til egne ansatte sine rettigheter

Krav til ansatte sine rettigheter, som dere er omfattet av, skal etterleves. Det skal være kontroll på kravene, og det skal være kontroll på etterlevelsen.

Etterlevelse av krav til ansatte sine rettigheter hos leverandører og underleverandører

Deres leverandører og underleverandører skal ha kontroll på krav til ansattes rettigheter, som de er omfattet av, og det skal være kontroll på etterlevelse av kravene.

Rutiner for deling av informasjon med egne ansatte

Det skal være fungerende rutiner for å dele informasjon om ansatte sine rettigheter med egne ansatte.

Barnearbeid i egen bedrift

Det skal være fungerende rutiner i egen bedrift, som sikrer at dere ikke ansetter barn i egen bedrift eller bidrar til barnearbeid fra egen virksomhet.

Barnearbeid hos leverandører og underleverandører

Leverandører og underleverandører skal ha fungerende rutiner, som sikrer at de ikke ansetter barn eller bidrar til barnearbeid.

Diskriminering

Dere skal ha fungerende rutiner som hindrer at dere bidrar til diskriminering.

Tvangsarbeid i egen bedrift

Dere skal ha fungerende rutiner som hindrer tvangsarbeid i egen bedrift.

Tvangsarbeid hos leverandører og underleverandører

Leverandører og underleverandører skal ha fungerende rutiner som hindrer at de bidrar til tvangsarbeid.

Organisasjonsfrihet i egen bedrift

Det skal finnes tiltak i egen bedrift som sikrer at de ansatte har organisasjonsfrihet.

Organisasjonsfrihet hos leverandører og underleverandører

Det skal finnes tiltak overfor leverandører og underleverandører, som sikrer organisasjonsfrihet for ansatte hos leverandørene og underleverandørene.

Etiske retningslinjer i egen bedrift og overfor leverandører og underleverandører

Det skal finnes etiske retningslinjer som er fastsatt og fungerer i egen bedrift, og som leverandører ogunderleverandører forplikter å følge.

De interne og eksterne etiske retningslinjene skal minimum inneholde:

  • Forbud mot barnearbeid

  • Fritt valgt arbeid

  • Rett til å organisere seg

  • Forbud mot diskriminering og trakassering

  • Akseptabel arbeidstid

  • Rettferdig lønn

  • Sikre arbeidsoperasjoner

  • Etisk forretningsvirksomhet

  • Personvern

Aktsomhetsvurderinger for anstendige arbeidsforhold

Dere skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger etter OECD sine retningslinjer for å ivareta anstendige arbeidsforhold i egen bedrift og leverandørkjeder.

.......................................................................................................................................................................................

Purpose of this document

The purpose of this document is to have a comprehensive overview of the requirements we set for suppliers and business partners for targeted and systematic work with human rights and decent working conditions.

Use of this document

This document must be used in or as an attachment to standard contracts with suppliers/connections.The document must be used in all parts of our business, towards our suppliers and connections.

The list of requirements in this document can also be used risk-based; as a gross list from which claimscan be selected according to, for example, industry and geographical risk exposure. The lists of demandsfor safeguarding human rights and decent working conditions, respectively, will then be reduced tospecific lists of demands based on the results of due diligence assessments. This means thatrequirements are made in relation to the type of due diligence risk a part of the business, a supplier /connection is exposed to.

If the list of requirements is used on a risk-based basis, i.e. that requirements for contracts are selectedfrom this document based on the type of due diligence risk that applies, then guidelines must be drawnup for the risk-based approach.

Introduction

Garnes respects human rights and decent working conditions in all parts of the business. We undertake tobe responsible in our participation in the business world, and in that way be an actor who participates inthe transition to more sustainable societies. This includes, among other things, taking basic human rightsand decent working conditions into account in the entire area of our operations.

We work together with our own suppliers and connections to contribute to the best of our ability in thetransition to more sustainable and fair societies. We recognize that business has significant tasks in thistransition, and want to take our share of the responsibility. In this work, we strengthen our ownmanagement systems, and we also require that our suppliers and connections work purposefully andsystematically to, to an increasing extent, take into account human rights and decent working conditionsin their own companies, and in their value chains.

The requirements we set involve, among other things, compliance with the requirements of the"Openness Act", and thus the implementation of due diligence assessments to promote the achievementof targets related to human rights and decent working conditions.

We follow the OECD's guidelines for multinational companies, UN and ILO conventions and nationalregulations, and we demand the same from our suppliers and connections.

Decent working conditions

Garnes ensures that employees' rights are safeguarded at all times, that the HSE regulations are compliedwith in all own work operations and activities, and that the work provides a living wage. However, ourresponsibility extends beyond our own company, so our ambitions related to decent working conditionsalso apply to our suppliers, subcontractors and business relationships.

In this part of the contract annex, the requirements focus on decent working conditions, which are abouthealth, environment and safety, safeguarding of human rights in the context of work, and that work shouldprovide a living wage.

Policy that includes decent working conditions

A policy that includes consideration of decent working conditions must be approved, anchored and workin the company. By decent working conditions is meant work that safeguards basic human rights asmentioned above in this document, health, environment and safety at the workplace, and that provides aliving wage.

Here follows a list of topics that must at least be included in a policy that safeguards decent working conditions.

  1. Work that takes into account basic human rights

  2. Safeguarding health, environment and safety in the workplace

  3. Work that provides a living wage

  4. Secure employee rights

  5. Improve social protection schemes

  6. Promote tripartite work

  7. A wage that enables workers to support themselves and their families

Responsibility for and compliance with requirements for decent working conditions

There must be designated roles with responsibility for the requirements for decent working conditions, aswell as whether the requirements are complied with in the company itself and with suppliers /connections.

Compliance with health, environment and safety requirements

It must be documented, either through the use of certifications or descriptions of the HSE system, thatyou comply with the HSE requirements that you are covered by.

Documentation that suppliers and subcontractors comply with HSErequirements

It must be documented, either through the use of certifications or descriptions of HSE systems, that theirsuppliers and subcontractors comply with the HSE requirements to which they are subject.

Compliance with requirements for own employees' rights

Requirements for employees' rights, which you are covered by, must be complied with. There must becontrol over the requirements, and there must be control over compliance.

Compliance with requirements for employees' rights with suppliers and subcontractors

Their suppliers and subcontractors must have control over requirements for employee rights, which theyare covered by, and there must be control over compliance with the requirements.

Routines for sharing information with own employees

There must be working routines for sharing information about employees' rights with their own employees.

Child labor in own company

There must be working routines in your own business, which ensure that you do not employ children inyour own business or contribute to child labor from your own business.

Child labor with suppliers and subcontractors

Suppliers and subcontractors must have working routines, which ensure that they do not employ childrenor contribute to child labour.

Discrimination

You must have functioning routines that prevent you from contributing to discrimination.

Forced labor in own company

You must have functioning routines that prevent forced labor in your own company.

Forced labor at suppliers and subcontractors

Suppliers and subcontractors must have functioning routines that prevent them from contributing toforced labour.

Freedom of organization in your own company

There must be measures in place in the company to ensure that the employees have freedom oforganisation.

Freedom of organization with suppliers and subcontractors

There must be measures in place for suppliers and subcontractors, which ensure freedom of organizationfor employees of the suppliers and subcontractors.

Ethical guidelines in own company and towards suppliers andsubcontractors

There must be ethical guidelines that are established and work within the company, and that suppliers andsubcontractors are obliged to follow.

The internal and external ethical guidelines must contain at least:

  • Ban on child labour

  • Freely chosen work

  • Right to organize

  • Prohibition against discrimination and harassment

  • Acceptable working hours

  • Fair pay

  • Secure work operations

  • Ethical business operations

  • Privacy

Due diligence assessments for decent working conditions

You must carry out due diligence assessments according to the OECD's guidelines to safeguard decent working conditions in your own company and supply chains.